Tres pasos para formalizar tu emprendimiento y crear una empresa

Si estás pensando en emprender, es fundamental dar el paso correcto desde el inicio: formalizar tu empresa.
Más allá de cumplir con la ley, tener un negocio formalizado en Costa Rica te brinda beneficios importantes: acceso a financiamiento bancario, participación en licitaciones públicas a través de SICOP, reconocimiento ante clientes y proveedores, y una mejor estructura para crecer.

Aunque el proceso puede parecer complicado, siguiendo tres pasos esenciales lograrás consolidar tu empresa de forma ordenada y segura. En este blog, te explicamos cada etapa de manera práctica, basada en la normativa vigente y la experiencia recogida en Licitarte​.

Paso 1: Constitución ante Notario Público

¿Qué significa constituir una empresa?
Significa crear formalmente una figura jurídica que tiene personalidad propia, separada de la de sus socios o propietarios. Esta figura puede ser una Sociedad Anónima (S.A.), una Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L.), una Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (E.I.R.L.), entre otras​

¿Cómo se realiza?

• Acudir a un Notario Público que redactará la escritura pública de constitución, donde se establecen:

  • Nombre de la empresa.

  • Objeto social (la actividad económica que va a realizar).

  • Capital social y los accionistas.

  • Identificación de socios o dueño único.

  • Designación de administradores (gerentes o junta directiva).

• Posteriormente, el Notario inscribirá la escritura en el Registro Nacional.

• Una vez inscrita, la empresa obtiene su cédula jurídica, similar a una cédula de identidad, pero para personas jurídicas.

Importante:
Para sociedades que deseen operar en contratación pública o manejar actividades formales, se recomienda constituirse como S.R.L. o S.A., dependiendo del tamaño y tipo de empresa.

Paso 2: Actualización de datos en el ATV del Ministerio de Hacienda

¿Qué es el ATV?
El ATV (Administración Tributaria Virtual) es la plataforma en línea del Ministerio de Hacienda donde los contribuyentes deben registrarse para declarar impuestos, emitir facturas electrónicas y cumplir con sus obligaciones tributarias.

¿Qué pasos debo seguir?

1. Ingresar al sitio web de ATV.

2. Crear una cuenta o actualizar los datos como representante legal de la empresa.

3. Registrar el inicio de actividades de la sociedad, indicando:

   • Régimen tributario: General, Simplificado, REA, REBU, etc.

   • Actividad económica (según el catálogo oficial del Ministerio).

   • Dirección física de operaciones.

4. Habilitar la facturación electrónica y tramitar la autorización para emitir comprobantes electrónicos.

Importante:

• El registro ante Hacienda debe hacerse inmediatamente después de la constitución.

• También es obligatorio emitir facturas electrónicas si vas a vender bienes o servicios.

• Si planeas vender al Estado o concursar en licitaciones públicas, tener facturación electrónica es indispensable​

Paso 3: Licencia Comercial ante la Municipalidad

¿Qué es la licencia comercial?
Es el permiso que otorga la Municipalidad correspondiente para que tu empresa pueda operar en su territorio. También se le conoce como "patente municipal".

¿Qué trámites debo hacer?

• Presentar una solicitud en la Municipalidad donde esté ubicada la sede de la empresa.

• Adjuntar los siguientes documentos:

  • Copia de la cédula jurídica y del acta de constitución.

  • Declaración de inicio de actividades ante Hacienda.

  • Permiso de funcionamiento del Ministerio de Salud (aplicable a ciertas actividades).

  • Constancia de inscripción en la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS).

  • Contrato de arrendamiento o escritura de propiedad del local.

Notas clave:

• Algunas municipalidades exigen inspecciones previas de uso de suelo, cumplimiento de normas de seguridad, y un pago de patente proporcional a los ingresos proyectados.

• El costo de la licencia varía según la Municipalidad y el tipo de actividad.

Importante:
No operar sin licencia comercial. Podrías enfrentar multas, cierres administrativos o sanciones municipales.

Consideraciones adicionales

Además de estos tres pasos principales, para mantener tu empresa en regla debes cumplir con otras obligaciones a lo largo del tiempo:

• Inscribirte en la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) para el aseguramiento de tus trabajadores o como trabajador independiente.

• Permiso Sanitario de Funcionamiento si realizas actividades que impacten la salud pública (restaurantes, talleres, clínicas, etc.).

• Inscripción en el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, obligatorio para todas las sociedades.

• Pago del Impuesto a las Personas Jurídicas anualmente.

• Declaración de renta y declaraciones de IVA mensuales, según aplique.

Estas obligaciones varían dependiendo de la naturaleza y tamaño de tu empresa.Conclusión y llamada a la acción

Formalizar tu empresa es más que un trámite, es una inversión en tu crecimiento y seguridad.
Cumplir con estos tres pasos te abrirá puertas hacia nuevos mercados, te dará acceso a oportunidades de contratación pública, y consolidará la imagen de tu negocio ante clientes, bancos e inversionistas.

Sabemos que puede parecer complicado al principio, pero no tienes que hacerlo solo.
En Licitarte, somos especialistas en formalización de empresas en Costa Rica. Te acompañamos en todo el proceso: desde la constitución ante notario, tu registro tributario, la obtención de la licencia comercial y demás tramites necesarios.

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